Auch Privatpersonen müssen Rechnungen aufbewahren Gesetz zur Intensivierung der Bekämpfung der Schwarzarbeit Schon in der Vergangenheit wurden die Regelungen zur Aufbewahrungspflicht von Steuerunterlagen, Rechnungen und sonstigen Belegen zu Geschäftsvorfällen in unterschiedlichen, zu beachtenden Gesetzen geregelt. So im Handelsgesetzbuch, § 257 HGB, für Kaufleute und in der Abgabenordnung, § 147 AO, je nach Umfang der unternehmerischen Tätigkeit des einzelnen Steuerpflichtigen. Durch das Gesetz zur Intensivierung der Bekämpfung der Schwarzarbeit sind nunmehr neue Regelungen in das Umsatzsteuerrecht aufgenommen worden, die auch Privatpersonen unter bestimmten Voraussetzungen, die nachfolgend näher dargestellt werden, zur Aufbewahrung von Rechnungen, Zahlungsbelegen oder anderen beweiskräftigen Unterlagen verpflichten. Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Belegen stimmen nur zum Teil überein. Aus steuerrechtlichen Gründen sind sämtliche Geschäftsunterlagen und sonstigen Unterlagen aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Da die steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften der Abgabenordnung weit über die Regelungen des Handelsgesetzbuches hinausgehen, sind für die tägliche Praxis letztlich die Vorschriften des Steuerrechtes entscheidend. Danach sind folgende Unterlagen für die Dauer von 10 Jahren geordnet aufzubewahren: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen ebenso die Buchungsbelege. 6 Jahre sind nach den steuerrechtlichen Vorschriften folgende Unterlagen aufzubewahren: die empfangenen Handels- und Geschäftsbriefe Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe (Kopien) sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, so z. B. Registrierkassenstreifen, Kassenzettel und Bons sowie Lohnberechnungsunterlagen. Die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten treffen nur denjenigen, der auch unternehmerisch tätig ist. Privatpersonen, die Einkünfte aus nicht selbständiger Tätigkeit oder Kapitalvermögen haben, sind von diesen Aufbewahrungspflichten grundsätzlich nicht betroffen. So hat noch die Finanzverwaltung in einer Verfügung der Oberfinanzdirektion Münster ausgeführt, dass eine gesetzliche Pflicht, private Steuerbelege langfristig aufzubewahren, nicht besteht. Wer mit seiner Steuererklärung Belege einreicht, die arbeitslohnbedingte Werbungskosten oder Sonderausgaben betreffen, braucht diese nach Rückgabe durch das Finanzamt nicht länger aufzubewahren. Von dieser grundsätzlichen Aussage, dass Belege von Privatpersonen keiner Aufbewahrungspflicht unterliegen, macht nunmehr das Gesetz zur Intensivierung der Bekämpfung der Schwarzarbeit vom 23.07.2004 eine einschneidende Ausnahme: Die Neuregelung des § 14b Abs. 1 S. 5 Nr. 1 UStG regelt somit erstmals eine Rechnungsaufbewahrungspflicht für so genannte Nichtunternehmer. Danach hat jede Privatperson Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen 2 Jahre lang aufzubewahren, wenn eine steuerpflichtige, im Zusammenhang mit einem Grundstück stehende Werklieferung oder sonstige Leistung ausgeführt wurde. Diese Aufbewahrungspflicht trifft vor allem die Eigenheimbesitzer. Diese müssen ab 01.08.2004 für jegliche Werklieferungen oder sonstige Leistungen an ihrem Grundstück der Aufbewahrungspflicht nachkommen. Werklieferungen oder sonstige Leistungen an einem Grundstück umfassen dabei Bauleistungen, planerische Leistungen, Instandhaltungsleistungen, Reparatur- und Wartungsleistungen, Reinigungsleistungen sowie Leistungen im gärtnerischen Bereich. Die zweijährige Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen, die derartige Leistungen empfangen haben, ist flankiert mit der Pflicht der Unternehmer, die steuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück ausführen, innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Weiter ist der Handwerker verpflichtet, neben der Rechnungsstellung einen entsprechenden Hinweis auf der Rechnung anzubringen, die den Leistungsempfänger, hier die Privatperson, auf die neuen Aufbewahrungsfristen von 2 Jahren hinweist. Eine Übergangsfrist, in der sich die betroffenen Unternehmer auf das neue Formerfordernis einstellen konnten, ist im Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetz nicht enthalten. Auch werden Verletzungen der Rechnungsausstellungspflicht der Unternehmer sowie der Aufbewahrungspflichten der Nichtunternehmer mit Geldbußen von € 500,-- bis € 5.000,-- geahndet. Claudia Ziegelmayer, Rechtsanwältin und Fachanwältin für Steuerrecht, München